İnsan Kaynakları Yaklaşımım

Merhabalar, insan kaynaklarının bencesiyle karşınızdayım.

2004 yılında muhasebe alanında başlayan çalışma hayatım 2016 yılında insan kaynakları ile kesişti. “Bordro ve Özlük” başlığıyla aslında muhasebe alanına çok da yabancı olmayan bu çalışma alanı “İnsan Kaynakları” başlığı altında ele alındığında bambaşka bir içerikle karşıma çıktı ve ben en başa yani 2004 yılındaki gibi çıraklık dönemime geri döndüm. Bu yazımda çıraklıktan yaratıcı aktifliğe nasıl geçtiğimi ve insan kaynaklarına getirdiğim ve “bence” çok işe yarayan yaklaşımı anlatacağım.

2016 yılında bu yeni çıraklık serüvenimi atlatmak için ilk çıraklık dönemime döndüm ve konuyu muhasebe ile ile ilişkilendirerek özümseme yoluna gittim. Geldiğim nokta ise beni oldukça tatmin etmişti ve bu serüveni herkesle paylaşmaya değer gördüm. Hadi o zaman önce muhasebeyi nasıl özümsediğimle başlayalım.

Bir muhasebeci ne yapar diye sorulduğunda mesleğin içindeki kişiler hiç şüphesiz her şeyi diye cevaplayacaktır ve inanın kesinlikle haklılar ama aslında mesleğin özü veri işlemek ve yorumlamaktır. İşletmeler,  faaliyetleri sırasında bir çok maddi işlem gerçekleştirir ve muhasebeciler bu işlemleri, muhasebenin temel kavramları ve kanunlar yardımıyla sınıflandırarak defterlere kaydeder. 

Kaydedilen tüm veriler Mali Tablo adı verilen tablolar ile özetlenir ve işte aslında bir muhasebecinin tüm derdi bu mali tabloları hazırlamaktır. Nasıl yani tüm bu uğraşlar özet bir tablo çıkarmak için miydi ? Evet şaşırdınız değil mi ? Özet tablo deyip geçmeyin bu tablolar sihirlidir. Hayır hayır muhasebeciler büyücü değildir sihir tabloda, her bakan kişiye ayrı bir şey fısıldayan sihirli tablolar…

Bir vergi memuru bu tabloya baktığında tahsil edeceği vergiyi görür, bir bankacı bakınca riski, bir yönetim kurulu üyesi yönetim başarısını ve genel kurul üyesi alacağı kar payı ödemesini görür. 

Yeterince meraklandırdıysam kim ne isterse onu gösteren bu tablolarla tanışma zamanı ve karşınızda namı diyar mizan ailesinin sihirli üyeleri Bilanço ve Gelir Tablosu…

Bilanço yaygın tabirle bir fotoğraf makinesidir. İşletmenin o anki durumunu ortaya koyar. Bu tablo işletmenin varlıklarını (aktif) ve bu varlıkları elde ederken kullandığı kaynakları (pasif) ortaya koyar. 

Gelir tablosu ise işletmenin bu varlık ve kaynaklarla yürüttüğü faaliyetlerin sonucunu ortaya koyar. Bu tablonun sonucu ya kardır yada zarardır. 

Çıraklık dönemimde muhasebeyi özümsemek için konuyu bu şekilde daraltmıştım ve sonraki tüm iş ve işlemler kolaylıkla anlam bulmuştu. 

Bir muhasebeci olarak insan kaynakları işinin içinde kendimi bulunca bu işi öğrenmek için yine konuyu mümkün olduğunca daraltarak özünü kavramaya çalıştım ve bu yazının devamındaki herseyi bu sayede anlamlandırdım.

Yine aynı soru insan kaynakları ne yapar ? Bu mesleğin, departmanın derdi nedir ? 

Bu soruya verdiğim cevap biraz garipti ama aslında tüm faaliyetlere anlam kazandıran bir yaklaşım oldu. İşletme için insan unsuru bir kaynaktır ve insan kaynakları departmanı bu kaynaktan maksimum verim elde etmeye çalışır. Biraz daha somut olalım, işletme için insan aslında bir mal bir emtiadır. Bu tabir biraz rahatsız edici biliyorum ama inanın işin özünde tam da öyledir. İnsan Kaynakları bir sürü süslü tabirlere sahiptir işi insanla olduğu için insancıl görünür ve kesinlikle öylede olmalıdır ama şu an konuyu anlamak istiyoruz ve ben konuyu anlarken işletme insan için bir maldır analojisiyle tüm taşları yerine oturtmuştum.

Her birimiz yaparız bunu, bir mal alacağımız zaman önce ihtiyacımızı tanımlarız. Bunca seçenek arasında hangisi ihtiyacımıza uygun özellikte, hangisi daha ucuz ve uzun ömürlü, hangisini gerektiğinde elden çıkarmak kolaydır. İşte bu kısım insan kaynaklarının işe alma aşamalarıdır. İhtiyacı tanımlar ve en uygun adayı aramaya başlar, bir çok seçenek içerisinde en iyisini en uygun maaşla istihdam etmek ister. 

Evet artık işe alım tamamlandı, yani malı aldık, sonra ne yaparız ? Bu malı verimli kullanmak isteriz. Bozmadan kırmadan dökmeden israf etmeden uzun yıllar kullanmak isteriz. Modası hiç geçmesin zamanın ruhuna da ayak uydursun isteriz. İşte burası insan kaynaklarının en geniş faaliyet alanıdır.

Personeline adil bir maaş politikası uygulamaya, işe uygun çalışma ortamı sağlamaya, motivasyonlarını artırmak için teşvik edici politikalar üretmeye çalışarak maksimum verim elde etmeye çalışır. Eğitim ve geliştirme politikaları ile personelin değişen dünyaya ayak uydurmasını sağlar, kariyer planlaması ile personelin uzun zamanlar işletmede çalışmasını sağlayama çalışır.

Ve en stresli an… işten ayrılma işleri. Ben bu durumlarda hep şöyle derdim; Her sigortalı bir gün işten çıkışı tadacaktır. İşten ayrılma hakikaten çok sıkıntılı bir durum. Mesleğin bu anını hiç sevmezdim. Bir yanda işletme yönetimi bir yanda personel ve tam ortada insan kaynaklarının denge oyunu başlar. Bu aşamaya da elden çıkarma diyorum. Nasıl ki bir malı bir gün satarım düşüncesiyle yıpratmadan kullanırız işte insanda öyledir. Kullandığımız süre boyunca yıpratmazsak elden çıkarırkende çok rahat ederiz. Yıpranan personel işten ayrılacağı zaman inanın çok radikal olabiliyor.

Buraya kadar anlattıklarım işte bence insan kaynaklarının özüdür. En uygun olanı işe al, mümkün olduğunca verimli kullan ve zamanı gelince sorunsuz şekilde elden çıkar. İşte bu kadar… Bu kısacık cümlede o kadar çok faaliyet var ki hayret edersiniz.

İnsan kaynaklarını bu şekilde özümsedikten sonra sıra faaliyete geçmeye geldi. Bu aşamada tüm bu hikayeyi tıpkı muhasebede olduğu gibi bir bakışta görmek gerektiğini düşündüm ve muhaseben ilham alarak konuyu özüne kadar daraltmayı başardım.

Bundan sonraki tüm hikaye işe alımdan sonraki süreçler için uygulanabilen yöntemlerdir.

Muhasebenin sihirli tablolarından biri olan Bilanço ya karşılık gelen verileri KAYNAKLAR tablosu, diğer bir sihirli tablo olan Gelir Tablosu’na karşılık gelen verileri GELİRLER ve GİDERLER tablosu, faaliyetleri yürütürken ve bu tabloları oluştururken dikkat etmem gereken kuralları YASAL YÜKÜMLÜLÜKLER tablosu, ve tablolar üzerinde yapılan analizleri ÖLÇÜMLER tablosu olarak gruplandırdım.

Bu yazıyı bir insan kaynakları profesyoneli olarak okuyorsanız buraya kadar anlattıklarım ve sonucunda ulaştığım şey basit, anlamsız ve saçma gelebilir belki ama bir çırak olarak kendi çabamla konuyu özümsemek ve bir teknik geliştirmek beni fazlasıyla mutlu etmişti.

Şimdi insan kaynaklarının bu sihirli tablolarını teker teker açıklayarak devam edelim.

KAYNAKLAR TABLOSU

Bu tablomuz işletmede çalışan tüm personelin özlük ve çalışma şartlarını barındırıyor. Özlük bilgileri tüm işletmeler için neredeyse standart başlıklardan oluşur ama çalışma şartları işletmelere göre değişkenlik gösterir.

Özlük bilgileri tablosu; personelin adını, soyadını, işe giriş tarihini, yaşını, medeni durumunu, çocuk sayısını, çalışma statüsünü ( mavi/beyaz yaka, normal çalışan, emekli, engelli vb ), sendika kaydı, eğitim durumu, departmanı gibi bilgileri içerir. Bu bilgilerin bir tabloda toplanması sayesinde bir çok analiz yapabiliriz. Bu analizler neticesinde insan kaynağımızın tıpkı bilanço tablosunda olduğu gibi fotoğrafını çekmiş oluruz. Elimizdeki kaynağın niceliğini ve niteliğini özetler ve doğru politikalar geliştirebiliriz. Bu sihirli tabloda ne görmek isterseniz onu görebilirsiniz. Benim analizimde mesela mobilya sektöründe faaliyet gösteriyorduk ve eğitim bilgilerini toplu önümü koyduğumda gördüm ki mobilya konusunda eğitim almış veya eğitimi ile sektör uyumu olan çok az personel vardı. Bu bence önemli bir veriydi. Bunun dışında dediğim gibi ne görmek isterseniz tablo size verecektir. Buradaki veriler YASAL YÜKÜMLÜLÜKLER tablosunda da çok işinize yarayacaktır. Örneğin engelli çalıştırma kotanızın durumunu çok net ortaya koyar.

Çalışma şartları tablosu; maddi veriler içerir. Bu tabloda mevcut personele belirli şartlar altında vermeyi taahhüt ettiğiniz nakdi ve aynı ödemeleri tutarız. Bu tablonun diğer adı sözleşme değeri tablosudur. Personelle imzalanan iş sözleşmesinden doğan maddi yükümlülükler bu tabloda tutulur. Ücret ve yan haklar, sosyal yardımları yazarız ve tüm personellerin eksiksiz çalışması ve mesaisiz çalışması durumunda ne kadar ödeme yapmamız gerekiyor bir çırpıda görebiliriz.

Örneğin; 10 kişi istihdam ediyoruz ve her bir personelle aylık 1.000-TL maaş ile anlaştık. Bunun yanında her ay 100-TL ikramiye vermeyi taahhüt ettik. Ayrıca her bir çocuk içinde yine 100-TL sosyal yardım yapmak üzere anlaştık.

Bu durumda işletmenin personel sözleşmeleri değeri;

Bu durumda işletme o ay için mutlaka en az 12.000-TL tutarında kaynak ayırmalıdır. Elbette bazı personeller ay içinde eksik çalışabilir veya fazla mesai yapabilir yada başkaca sebepler nedeniyle bu tutar artıp azalabilir ama sözleşme değerinin büyüklüğünü bilmek bütçe planlaması için oldukça önemlidir. Bu tablo da sihirlidir ve bu verilerle kim neyi görmek isterse onu görebilir. 

Kaynaklar tablosu benim çok işime yaramıştı ve işim hakkında farklı bakış açıları geliştirmemi sağlamıştı. İşim hakkında yöneticilerimle konuşurken alışılmışın dışında bilgiler sunuyor olmam onlarıda memnun etmişti. 

GELİRLER-GİDERLER TABLOSU

Bu tabloyu aslında giderler ve gelirler olarak sıralamak lazım ama fonetik olarak gelirler-giderler daha hoş 🙂

Bu tablomuz adı üstünde personel istihdamının işletmemize hangi konularda gider oluşturduğunu ve bu giderlerin hangilerinde kanunlar ve verimlilik çalışmaları nedeniyle azaltmalar sağladığımızı ortaya koyar. Bu tablo aslında insan kaynakları faaliyetlerinin en uğraştırıcı, en riskli ve en geniş alanıdır. Bir çok gider kalemi vardır, her birinin bambaşka hesaplama yöntemi vardır.

Şimdi derin bir nefes alın engin denizlere dalıyoruz.. 

GİDERLER TABLOSU

İnsan kaynaklarında gider denildiğinde banko cevap maaşlardır ama tabloyu hazırlamaya başladığınızda göreceksiniz ki kaynakları elde tutmanın bir çok gider kalemi vardır. Bu kalemlerin bir kısmı yasal zorunluluktan bir kısmı insani değerlerden bir kısmı da rekabetten kaynaklanmaktadır. Ücretler maaştır, sosyal yardımlar insani değerlerdir ve yan haklar kaynağı rakibe kaptırmamak için ödenen bedellerdir.

Ücretler konusuda oldukça geniş bir konu olduğundan daha iyi kavramak adına her zaman yaptığım gibi meseleyi mümkün olduğunca özüne kadar daraltmak istedim. Bu konuda araştırma yaparken şuradaki doktora tezi bana oldukça ilham verdi ve yöntemin muhasebe standartlarıyla ilişkili olması da yöntemle daha kolay anlaşabilmemi sağlamıştı. Tabi tezde anlatılanlar ile benim vardığım nokta bambaşka olabilir ama ben ilhamı mı aldım ve amacıma ulaştım. 

Türkiye muhasebe standardı 19, çalışanlara ödenen bedelleri bir gider olarak değil fayda olarak görür. Buradan inceleyeceğiniz üzere bu faydaları bir çok detay ile kapsayarak standardı oluşturmuştur. Ben bu kaynakları inceledim ve ihtiyaç duyduğum kadarını alarak yoluma devam ettim. 

Uzunca bir süre taradığım makaleler, tez çalışmaları, kitaplar sonrasında GİDERLER yani insan kaynakları maliyetlerini şöyle derledim;

İNSAN KAYNAKLARI MALİYETLERİ

SAĞLANAN FAYDA MALİYETLERİ

1-Çalışanlara Sağlanan Faydalar

-Ücret ve Ücret Sayılan Ödemeler

-Sosyal Yardımlar

-Diğer Faydalar

-Parasal Olmayan Faydalar

2-İşten Çıkarma Nedeniyle Sağlanan Faydalar

YATIRIM MALİYETLERİ

1-Edinim Maliyeti

Arama, seçme, yerleştirme ve uyum

2-Geliştirme Maliyeti

İş Başında Eğitim

İş Dışında Eğitim

3-Elde Tutma ve Koruma Maliyetleri

Güdüleme Maliyeti

Koruma Maliyeti

Yukarıda derlenen tablo sayesinde insan kaynağınıza yaptığınız giderleri veya sağladığınız faydayı -artık nasıl tabir etmek isterseniz- detaylarıyla bir çırpıda görebilirsiniz. Bu tablo da sihirlidir. Neyi görmek isterseniz onu gösterir.

Tabloda yer alan başlıklara tek tek değinmek isterim ama yazı oldukça uzar. Belki başka bir yazıda her bir konuyu özel olarak incelerim. 

GELİRLER TABLOSU

Giderlerden elde ettiğimiz yasal indirimleri ve iyileştirme çalışmaları sonucunda elde ettiğimiz verimin parasal karşılığını yazabileceğimiz tablodur. Ülkemizde ödenecek vergiler açısından çok çeşitli indirimler uygulanıyor. Kimi indirimler süreklilik arz ederken kimi indirim dönemsel uygulanıyor. Bu teşviklerin takibi ve uygulanması konusu neredeyse bağımsız bir meslek haline gelecek o kadar mühim bir konu yani, danışmanlıklar falan alınıyor o derece.

Bu kadar önemli bir konu madem ve adına gelir diyebiliyoruz o zaman bu tablonun sihri bakan herkesi neşelendirmesi olsun 🙂

Bu tabloyu hazırlarken teşvikleri Sosyal Güvenlik Prim Teşvikleri, Vergi Teşvikleri, Geri Ödeme Destekleri ve İyileştirme Gelirleri başlıkları altında takip edebilirsiniz.

YASAL YÜKÜMLÜLÜKLER TABLOSU

Personel istihdamı söz konusu olduğunda bir çok yasal yükümlülükle karşı karşıya kalırız. Devletin bir çok kurumu personel istihdamı konusunda bizlere sorumluluk yüklerler. Bu sorumlulukları yükleyerek vergi gelirlerini kontrol ederler, istihdamı artırmaya çalışırlar, istihdam edilenlerin haklarını korurlar.

İnsan kaynakları faaliyetlerimiz neticesinde sorumlu olduğumuz kurumları şöyle derliyorum;

1-Çalışma ve Sosyal Güvenlik Kurumu

Sosyal Güvenlik Kurumu

Türkiye İş Kurumu Genel Müdürlüğü

İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğü

2-Maliye Bakanlığı

Gelir İdaresi Başkanlığı

3-İçişleri Bakanlığı

Emniyet Genel Müdürlüğü

4-Adalet Bakanlığı

İş Mahkemeleri

İcra İşleri Dairesi Başkanlığı

Faaliyetlerimiz nedeniyle bu kurumlarla sürekli ilişki içerisindeyiz. Her birinin yüklediği sorumluluğu yerine getirmemiz gerekiyor. Zaman zaman spesifik konular olabilir ve başkaca kurumlar ile muhattap olabiliriz belki ama yukarıda liste istisnasız her ay muhattap olduğumuz kurumlardır.

Bu kurumlarla olan ilişkilerimizi düzenleyen resmi belgeleri taradığınızda yasal yükümlülüklerinizin ne kadar geniş olduğunu ve bir çok detay barındırdığını göreceksiniz. Bu kadar yükümlülüğü hafızada tutmak oldukça zordur. Bu nedenle bir tabloda derlemek hem konuyu kavramamıza yardımcı olacaktır hemde bizi cezai yaptırımlara karşı daha dirençli yapacaktır.

Burada her bir yasal yükümlülüğün detayına inmek isterim ama başlı başına bir yazı konusu olacak kadar geniş bir konu olduğu için sadece çerçeve çizmek istedim.

ÖLÇÜMLER TABLOSU

Buraya kadar bir çok iş yaptık. Personel aradık seçtik, ücret sözleşmeleri yaptık, aylık bildirimleri yaptık, ödemeleri ve kesintileri gerçekleştirdik. Personellerin istek ve ihtiyaçlarıyla uğraştık derken oldukça fazla iş ve işlem yaptık. Şimdi bunların hepsini değerlendirme zamanı…

Bunca iş ve işlemler sonucunda ne elde ettik, neyi iyileştirdik, kaynakları ne kadar verimli kullandık, yasal yükümlülüklerimizle ilgili sorunlar yaşadık mı gibi bir çok konuyu ölçmek ve değerlendirmek yaptığımız işi anlamlı kılıyor. Diğer yandan insan kaynakları departmanının ne kadar önemli olduğunu somut çalışmalarla ortaya koymuş oluyoruz. 

Tablonun neler içereceğini işletmenizin ihtiyaçlarına göre belirleyebilirsiniz. Örneğin üretim işletmesi için iş gücü kaybı analizi oldukça önemlidir. İşletmenin faaliyetinden bağımsız olarak sözleşme değerinin gerçekleşme durumu yine önemlidir. Bu tabloda yine sihirlidir ama diğerlerinden farklı olarak sihri siz yaratacaksınız. Yani evet bu defa büyücü sizlersiniz ve kim neyi görmek isterse onu göstereceğiniz bir tablo yaratacaksınız. Kolay gelsin 🙂

Bu yazıda bir çırak olarak yaratıcı aktifliğe nasıl geçtiğimi sizlere anlattım. Çalışma dosyalarımıda ilerleyen zamanlarda paylaşacağım ama bu dosyaları kendinizin oluşturması inanın çok ama çok faydalı oluyor. Sizde benim gibi yaptığınız işte kendinizi çırak hissediyorsanız ve yaratıcı aktif olmak istiyorsanız bu yolları yalnız yürümeniz gerekiyor. Bu yazıyla umarım sizlere ilham verebilmişimdir. 

Yaklaşımım ile alakalı sorularınız olursa yorum gönderin.Mutlaka döneceğim. Sağlıcakla kalın…